办公室工作流程
第十四篇 办公室工作流程
一、信息工作流程
（一）确定信息的重点
根据省、市院信息工作要点，确定我院信息工作目标及信息工作重点。
1、贯彻落实市委、市政府、区委、区政府及省、市检察院的重大决策、重要工作部署的情况。
2、院党组的重要决策、工作部署；上级领导到基层检查工作、调查研究的情况及在有关会议上的重要讲话及贯彻落实情况。
3、及时总结院内重要会议、重要活动，工作中所取得的新成就，提出的新思路、总结的新经验、出现的新情况以及遇到的新问题等。
4、对一定时期内查办的职务犯罪案件、一段时期内办理的有影响、有震动的刑事案件进行综合分析。
5、其他需要反映的重要信息。
（二）制定信息任务
根据绩效考核要求，制定具体的信息工作任务，并下发至各科室。
（三）收集信息材料
根据信息要点，撰写信息材料，并收集各科室报送的材料。
（四）信息分析、处理
对信息的真实性和价值进行分析、判断，并将收集到的信息进行分类，进行规范化整理。信息内容包括：每周动态、简讯、简报、情况反映。
（五）信息报送
及时将信息报送到上级有关部门。
（六）信息统计存档
对报送、转发的信息资料由信息员进行统计存档。
二、统计工作程序
（一）承办人手工填写案件登记卡，对所填写案卡的真实性、准确性负责。
（二）科室内勤对承办人填写的案卡进行审核，审核后录入相关数据，汇总数据填写台帐，并做到台帐与报表数据相符。
（三）内勤将本月拟报出数据报科室负责人审核同意后，于每月22日报统计员处。
（四）统计员对报送的统计案卡进行二次审核，确保统计报表合理、合法、及时、准确，审核后汇总并生成报表数据，经办公室主任及检察长审批后，于每月24日报市院办公室。
三、档案工作流程
（一）文书卷归档程序
1、分类
2、检查文稿手续是否齐全
3、缝纫机装订
4、盖件号章、骑缝章
5、划分保管期限
6、写排序明细表
7、填写档案号
8、输入文件目录并打印盒内目录和检索目录
9、备考表及文件装入卷盒盖保管期限章
10、入库上架
（二）诉讼卷归档程序
1、按科室、罪名排列分类
2、划分保管期限
3、卷皮编号、盖章
4、装入盒子盖卷盒章
5、按顺序输入电脑打印检索目录
6、入库上架
（三）档案借阅程序
1、本院：与本案有关的工作人员
登记——查阅——归还
2、外单位借阅：
（1）持单位介绍信
（2）经有关领导批准
（3）由档案员在本院文印室复印
（4）办公室盖章后归还
四、传真、机要工作流程
（一）收文
1、及时将收到的传真件、机要件进行登记，并回执。
2、按要求通知各部门领取文件。
3、各部门负责人领取文件时履行签字手续。
（二）发文
1、各部门填写机要、传真发文申请表，并由主管部门领导签字，办公室主任审批。
2、对需发文的机要、传真件进行登记。
3、按要求发文。
五、督办工作流程
督办工作包括专项督办和决策督办。专项督办是指对上级机关交办件和领导批示件的办理情况进行督促检查；决策督办是指对重大决策部署的贯彻落实情况进行督促检查。
（一）专项督办件的办理程序依次是：受理、呈批、交办、办理、催办、反馈、审核、回告。
（二）办公室接到专项督办件后，应当即时立项登记，建立台帐，并根据交办件内容、承办部门的职能分工，提出拟办意见，呈送检察长阅批。
（三）领导批示明确要求相关部门办理的，办公室应当及时通知，并附领导批示及有关材料的复印件，一并转相关部门办理；领导批示未明确承办部门的，办公室应当按照“分级负责、职能分工”的原则明确承办部门；领导批示中涉及多个部门，且办理难度较大的，办公室应当明确牵头部门和协办部门，转相关部门共同办理。通知同时明确督办要求和办理时限。
（四）办公室应当对决策部署的落实情况进行跟踪督查，及时掌握动态。对年初分解的重点工作和目标任务的落实情况，一般每半年集中督促检查一次。对侦查监督、公诉等重要业务工作运行情况，每月底进行一次统计分析；对两项自侦工作每半个月对立案、侦结、起诉、判决情况进行统计分析，共领导决策。
（五）办公室全程跟踪领导交办事项的办理情况，适时催办。对紧急、重要的交办事项，可以随时催办。承办部门未能在规定时限内办结的，应于期限届满前，向办公室书面反馈进展情况，并说明不能按期办结的理由和下一步工作计划。
六、文印工作流程
（一）打印工作
1、接受任务
负责全院的文件、信息、简报等材料的打印编排工作，文件应由检察长签发方可打印，信息、简报等材料由主管领导签发方可打印。
业务科室打印法律文书，须提供电子文档，且有主管领导签发，打字员方给打印。
2、校对印发
送稿人校对完稿件后交给打字员，打字员按要求排版制作样稿，经送稿人确定后进行打印。
3、存档
负责所印制文件、信息、简报等材料的编号登记，做好各类文稿电子档的存档工作，到次年年初交院档案员。
（二）复印工作
1、接受任务
各部门复印材料，在打字员的指导下自己动手复印，律师复印证据材料，须由承办人复印。
2、复印
要控制文件数量，避免浪费（材料印量特别大须经办公室主任批准）。
3、登记
各部门复印前，按照要求履行登记手续。
（三）相关工作
1、纸张及文印耗材的管理
根据需要，文印室经办公室主任同意提出纸张及文印耗材申请方可购买。文印室各类纸张分门别类放置在固定位置，摆放整齐，方便使用，各部门领用纸张要履行登记签字手续。
2、设备使用及养护
认真维护文印室电脑、打印机、复印机等设备，发现设备故障，及时向领导反映，密切注意防火、防盗、安全工作，保持室内干净整洁，及时打扫清理卫生。
3、遵守保密守则，做好保密工作，完成领导交办的其他事项。
七、接待工作流程
（一）接受任务
任务通常通过传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达，根据任务填写《涧西区人民检察院公务接待审批表》，经相关领导审批。
（二）掌握信息
了解客人基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离时间、活动内容、生活习惯和其他要求等。
（三）拟定接待方案
根据客人目的、活动时间和领导要求等拟订接待方案。接待方案一般由日程安排和食宿行程安排两部分组成，日程安排包括活动时间、活动地点、活动内容、参加人员、活动承办部门和责任人任务分工等；食宿行程安排包括客人姓名、性别、民族、职务、驻地房间号、乘车号和用餐地点等。
在制定接待方案的同时，要预先联系预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后可以得到落实。
（四）安排落实任务
接待方案确定后，利用协调会等形式及时将方案分送有关领导和相关责任部门，按照各自分工落实工作任务。同时，通知有关单位配合，依情况共同做好接待准备工作。
（五）迎接
一般应根据客人身份、职务、来院目的等综合因素考虑由党级成员、部门领导或职务相应人员迎接。接待工作人员应准确了解客人所乘交通工具的车次、路线及抵达时间。迎接前再次提醒参加领导、有关人员迎接时间、地点、方式。
（六）参观考察
工作参观考察由对口业务部门负责安排，接待人员具体负责做好相关衔接工作。重点应放在安排旅游景点参观活动方面。
（七）送行
客人离开，应根据需要安排送行。
八、办公用品购买流程
（一）各部门根据需要填写《涧西区人民检察院办公用品申请表》。
（二）经办公室、主管领导、检察长批准后交办公室。
（三）办公室根据办公用品计划到定点采购点购买办公用品。
九、报销流程
| 主管领导审批 | 财务室审核盖章“已审核”后，相关报销人员将报销单据提交给主管领导审核签字。主管领导可对以下方面进行审核： 1、费用产生的原因及真实性。 2、费用的合理性。 3、票据及单据的规范性、真实性。 | 主管领导 | 1、需报销发票 2、《票据报销凭证》或借款单 3、各项审批表、相关文件。 |
| 检察长 批准 | 相关票据经财务室审核盖章、主管领导审核签字后，报检察长签字批准，若检察长发现不符合要求可退回。 | 检察长 | 1、需报销发票 2、《票据报销凭证》或借款单 3、各项审批表、相关文件。 |
| 准备报销款项 | 每周三财务室受理检察长审核签字后的票据。出纳根据检察长批准的报销单据在报销登记本上登记，之后进行报账。报销时间根据区、院里的财政状况确定。 | 财务室 | |
| 通知报销人员领取报销款项 | 财务出纳在取回款项后，通知报销人员本人领取。报销人员需在报销登记本上签字确认。报销款项不得代领。 | 报销人员 |
| 流程 | 说明 | 责任人 | 相关表单 |
| 报销单据整理粘贴 | 1、报销人员根据院费用报销制度要求，整理好需要报销的单据或发票并进行整齐粘贴。 2、娱乐场所、西餐厅、洗浴中心发票不得报销。 3、需要借款的应填写借款单，借款单需由主管领导审核后报检察长审批。 | 报销人员 | 1、报销单据、报销发票 2、《票据报销凭证》或借款单 |
| 填写费用报销单 | 1、整齐粘贴后的发票和单据根据报销内容填写《票据报销凭证》报销单不得用铅笔或红色水笔填写、不得涂改。 2、会议、培训费用需附上相应文件。 3、技术用品、办公用品采购报销需附上检察长签字同意的技术用品、办公用品采购审批表。 4、燃油费报销应与案件挂钩。 5、餐费、招待费的报销需附上检察长批准的接待审批单。 5、修理费、烟酒费、水果、办公用品等费用金额超过500元的需附上购物明细加盖发票专用章。 | 报销人员 | 1、《票据报销凭证》或借款单 2、各项审批表、相关文件。 |
| 财务室 审核 | 发票或票据整理粘贴、《票据报销凭证》按要求填写及相关文件、审批表准备完成后，报销人员提交给财务室，由财务人员审核。财务人员对以下方面审核： 1、费用产生的原因及真实性。 2、费用的合理性。 3、票据及单据的规范性、真实性。 4、应附文件、审批表的单据所附文件、审批表是否符合要求。 票据审核合格后由财务室审核盖章。 | 财务室 | 1、需报销发票 2、《票据报销凭证》或借款单 3、各项审批表、相关文件。 |